CONDITIONS PARTICULIERES

Dernière mise à jour : 27/02/2023

De la Société ESP Consulting, Société par Action Simplifiée au capital de 1 100 000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’AIX-EN-PROVENCE, sous le numéro 505 211 078, ayant son siège social à AIX-EN-PROVENCE (13 100), 29 chemin des Infirmeries 13100 Aix-en-Provence, représentée par son Président, Monsieur Jean-Bernard FABRE, dûment habilité aux fins des présentes en cette qualité (Ci-après dénommée « HUMANFAB)

HUMANFAB est spécialisée notamment dans l’expertise scientifique de la performance en matière sportive et réalise à cet effet des études scientifiques, recherches et évaluations.

A ce titre, HUMANFAB a développé « WORKCARE », une gamme de services destinée aux entreprises souhaitant mettre en œuvre, dans le cadre de leur politique RSE, des mesures visant à faciliter la pratique du sport par ses salariés.

Le CLIENT, en tant qu’employeur, souhaite proposer à ses salariés des solutions permettant de faciliter leur pratique sportive. Il s’est montré intéressé par HUMANFAB WORKCARE.

Les Parties se sont donc rapprochées, afin de négocier, puis d’arrêter et de formaliser les conditions et modalités d’un partenariat et ont convenu et arrêté ce qui suit.

Le présent document constitue des Conditions Particulières au sens des « Conditions Générales de Vente et de Services HumanFab » (ci-après les « CGV »), dont le CLIENT reconnaît expressément qu’elles lui ont été communiquées et qu’il les a acceptées sans réserve.

Le présent contrat a pour objet de définir les conditions dans lesquelles :

• HUMANFAB fournit au CLIENT, dans le cadre de la politique RSE de ce dernier, un ou plusieurs des services décrits à l’article 4 visant à faciliter la pratique du sport par les salariés du CLIENT dans le cadre d’un encadrement adapté aux besoins physiques, physiologiques et sportifs desdits salariés, ces derniers étant entendus au sens du présent contrat comme tout préposé, salarié, employé, stagiaire, apprenti ou toute personne exerçant une activité professionnelle parmi les effectifs au sens large du CLIENT et pour le compte de ce dernier ;
• et les contreparties financières à ces prestations de services,
• ainsi que les droits et obligations des Parties qui découlent de cette relation commerciale.

Les Parties reconnaissent et acceptent que le CLIENT, indépendamment de sa forme et son statut légal, accomplit des actes de commerce au sens de l’article L110-1 6° du Code de commerce et agit en tant que professionnel, de sorte que les dispositions du Code de la consommation sont expressément exclues du présent contrat.

Le Contrat est conclu pour une durée indéterminée et pourra être résilié par l’une ou l’autre des Parties moyennant un préavis écrit notifié par lettre recommandée avec avis de réception au moins trois mois à l’avance.

Toutefois, en cas d’inexécution de l’une quelconque des obligations contractuelles, le Contrat sera résilié de plein droit quinze jours après une mise en demeure envoyée par lettre recommandée avec avis de réception demeurée sans effet.

Pendant la durée du présent contrat, le CLIENT commande les Services HUMANFAB WORKCARE auxquels il souhaite avoir recours parmi les Services figurant à l’article 4 ainsi que leurs quantités (dont le nombre de salariés concernés) et toute spécification utile en faisant parvenir à HUMANFAB par tout moyen un bon de commande signé.

HUMANFAB n’est engagé vis-à-vis du CLIENT quant aux Services commandés qu’après signature d’une confirmation de commande.

  ::Les Services délivrés par HUMANFAB dans le cadre de HUMANFAB WORKCARE pour un salarié sont souscrits par le Client, dans le Bon de commande, parmi les suivants, le service complet peut être réparti entre plusieurs client qui prennent chacun une partie à leur charge.

Première année : Pack start obligatoire (matériel + Licence HUMANFAB WORKCARE PC) + Licence mobile individuelle

Deuxième année : Licence annuelle HUMANFAB WORKCARE PC + Licence mobile individuelle

Sont intégré dans le pack start :

Installation logistique : Après réception du matériel par le CLIENT, HUMANFAB installe l’ensemble du matériel laboratoire dans une pièce minimum de 12m² à une date convenue en accord avec le CLIENT. Après que HUMANFAB a testé le matériel en présence du CLIENT, le CLIENT signe un procès-verbal de réception.

Matériel laboratoire livré : Balance impédance métrique, Handgrip, Vélo, Balle de tennis, chaise à lombaire, tapis de sol, chronomètre, cardiofréquencemetre.

Formation : 1 journée de formation au logiciel HUMANFAB WORKCARE PC.

Logiciel HUMANFAB WORKCARE + Application tablette : Mise à disposition d’un logiciel pourvu d’un dashboard (tableau de bord) contenant des statistiques, la possibilité de créer des tests, la gestion des profils référents, des tutoriels vidéo.

Licence application mobile HUMANFAB WORKCARE : Séances d’entraînement avec ou sans matériels, séances adaptées à la forme du moment du salarié, visualisation des résultats des tests, suivi de l’évolution de l’entraînement.

Option : Aide à la conception d’une salle de fitness : Accompagnement au choix du matériel et plan d’aménagement de la salle.

Option : Accès à la salle de sport HUMANFAB WORKCARE : de 40 mètres carrés minimum

Option : Vidéo communication promotionnelle RSE : Élaboration d’un film promotionnel de 1 à 3 minutes

Option : Conférence santé au travail – Nutrition, sommeil, sport : Durée 3h

Option : Conférence santé au travail – Nutrition : Durée 1h

Option : Conférence santé au travail – Sommeil : Durée 1h

Option : Conférence santé au travail – Sport : Durée 1h

Pour la durée du Contrat, et pour les stricts besoins de son exécution, HUMANFAB concède au CLIENT, à titre non-exclusif, personnel et incessible, le droit d’utiliser le logiciel HUMANFAB WORKCARE 2.0 CRT, tablette et smartphone, pour ses propres besoins et ceux des salariés inscrits au titre du présent contrat.

Pour la durée du Contrat, les Parties s’autorisent mutuellement à utiliser leurs noms et logos respectifs à des fins publicitaires, afin de communiquer auprès de leurs clientèles et prospects respectifs sur la mise en œuvre du présent Contrat.

HUMANFAB et HUMANFAB WORKCARE sont des marques déposées.

HUMANFAB s’engage à fournir les prestations commandées par le CLIENT dans le bon de commande, conformément à leurs descriptions à l’article 4 du présent contrat.

HUMANFAB s’engage à mettre en œuvre les moyens techniques et humains nécessaires pour assurer le bon fonctionnement du Serveur permettant l’accès et l’utilisation du logiciel HUMANFAB WORKCARE (smartphone) 24h/24 et 7jours/7, sous réserve des exceptions stipulées dans les présentes Conditions Particulières ou les CGV.

Pour ce faire, HUMANFAB assurera l’hébergement du serveur de manière à satisfaire la charge des demandes de consultations du CLIENT et des salariés, quel que soit leur volume en termes de liaisons et de capacité matérielle.

Compte tenu de la nature et de la complexité des technologies mises en œuvre pour l’exécution du Contrat, notamment de la complexité d’Internet, de l’inégalité des capacités des différents réseaux, de l’afflux à certaines heures des Utilisateurs, des différents « goulots d’étranglement » sur lesquels HUMANFAB n’a pas de maîtrise.

Chaque Partie s’engage à apporter tout le soin raisonnablement possible à l’exécution du Contrat,

Reconnaît que le Service fourni ne peut être exempt d’anomalies, de défaillances, d’interruptions et d’indisponibilités.

Dans ce contexte, HUMANFAB ne saurait être tenue en aucun cas pour responsable :

– des vitesses d’accès et de connexion du réseau de télécommunication,

– des ralentissements externes. Par « externe », il est entendu depuis le CLIENT ou le salarié jusqu’au fournisseur d’accès internet de HUMANFAB,

– des mauvaises transmissions dues à une défaillance ou à un dysfonctionnement des réseaux ou équipements dont elle n’a pas la maîtrise ou ne               résultant pas d’une acquisition ou d’une contractualisation de la part de HUMANFAB.

Le CLIENT s’engage à collaborer de bonne foi avec HUMANFAB pour la bonne exécution du présent contrat.

Le CLIENT s’engage, dans les meilleurs délais dès réception de la confirmation de commande et avant le début de toute prestation, à informer les salariés qu’ils devront fournir à HUMANFAB un certificat médical d’aptitude à l’exercice physique afin de pouvoir bénéficier du Service.

Le CLIENT s’engage à inscrire dans un délai raisonnable dès réception de la confirmation de commande les salariés sur la plateforme HUMANFAB WORKCARE via le dashboard.

Le CLIENT s’engage à utiliser le logiciel HUMANFAB WORKCARE dans le respect des instructions fournies par HUMANFAB.  Ces instructions sont composées :

– de l’ensemble de la documentation relative à l’utilisation dudit logiciel disponible sur le site workapp.humanfab.com ;

– des éventuelles consignes orales ou écrites données par HUMANFAB.

Sauf faute de HUMANFAB, le CLIENT reconnaît et accepte que toute prestation commandée est due, même si le salarié inscrit n’en a pas bénéficié ou n’en a bénéficié que d’une partie.

Le CLIENT fera son affaire des éventuelles précautions préalables devant être prises, en coordination avec les instances représentatives compétente de l’entreprise, telles que l’obtention d’un certificat médical d’aptitude au sport.

Le CLIENT garantit que HUMANFAB puisse utiliser l’image collective de tout ou partie de ses salariés utilisateurs de WORKCARE et de la structure à des fins de communication. A ce titre, le CLIENT fait son affaire personnelle d’obtenir l’autorisation auprès des salariés concernés de capter et d’utiliser leur image à ces fins et s’engage à lui signaler ceux qui auront émis un refus à ce sujet

Le cas échéant, le CLIENT se porte fort du respect par les salariés du règlement intérieur de HUMANFAB annexé au présent contrat.

Le prix HT, en euros et sans escompte des prestations fournies par HUMANFAB figurent dans la grille tarifaire annexée au présent Contrat.

Sauf disposition contraire dans le présent document, les Services seront facturés dans les conditions prévues aux CGV. Un acompte de 50% sera facturé à la signature du présent Contrat, le paiement duquel conditionnera la livraison.

Le solde sera facturé suite à l’installation du matériel et à la formation du référent testing par les équipes HUMANFAB. Il est payable à réception par virement.

Les factures de Licence mobile individuelle seront émises tous les mois. Elles sont payables à réception par virement ou par prélèvement automatique.

Les factures de Licence annuelle HUMANFAB WORKCARE PC seront émises à la date anniversaire du contrat. Elles sont payables à réception par virement.

Le CLIENT est informé, reconnaît et accepte que tout matériel expédié et livré au titre du présent Contrat le soit directement par les fournisseurs de HUMANFAB, selon leurs propres délais de livraison.

HUMANFAB fait ses meilleurs efforts pour procéder aux demandes d’expédition à ses fournisseurs dans les meilleurs délais à compter de la signature du présent Contrat. Les délais de livraison indiqués par chaque fournisseur seront communiqués par HUMANFAB sur demande du CLIENT.

Lors de la livraison, le CLIENT est tenu :

– au moment de la livraison, de vérifier en présence du transporteur que les matériels reçus ne soient pas endommagés et qu’aucun ne manque,

– le cas échéant, de consigner toute réserve sur le bon de livraison correctement daté et signé,

– de notifier par écrit à HUMANFAB dans les trois jours ouvrés toute avarie ou perte partielle.

En outre, conformément à l’article L133-3 du Code de commerce, il est rappelé que la réception des objets transportés éteint toute action contre le transporteur pour avarie ou perte partielle si dans les trois jours, non compris les jours fériés, qui suivent celui de cette réception, le CLIENT n’a pas notifié au transporteur, par acte extrajudiciaire ou par lettre recommandée, sa protestation motivée. Si dans ce délai il est formé une demande d’expertise, cette demande vaut protestation sans qu’il soit nécessaire de procéder comme il est dit au premier alinéa.

La responsabilité de HUMANFAB ne saurait être engagée pour avarie ou perte partielle en l’absence de faute de HUMANFAB et si le CLIENT n’a pas respecté la procédure exposée ci-avant.

Enfin, les Parties agissant en tant que professionnels, toute garantie autre que la garantie légale des vices cachés au titre des articles 1641 et suivants du Code civil est exclue. Lorsque le CLIENT est un professionnel de même spécialité que HUMANFAB, la garantie légale des vices cachés est exclue.

HUMANFAB procédera à la réparation ou au changement des appareils placé à la disposition du CLIENT, lorsqu’ils subiront une panne. Ils feront l’objet d’une facturation pour leur remplacement en cas de casse due à un manque de précaution ou à leur disparition.

HUMANFAB conserve, jusqu’au complet paiement du prix par le CLIENT, la propriété des produits vendus, lui permettant de reprendre possession desdits produits. HUMANFAB peut faire procéder à l’enlèvement des produits impayés dans tous lieux, en particulier les locaux du CLIENT, ce dernier l’y autorisant irrévocablement et sans réserve. Tout acompte versé par le CLIENT restera acquis à HUMANFAB à titre d’indemnisation forfaitaire, sans préjudice de toutes autres actions qu’il serait en droit d’intenter de ce fait à l’encontre du CLIENT. En cas de revente des produits, le CLIENT est réputé avoir cédé à HUMANFAB la créance du prix sur tout tiers sous-acquéreur. En cas de défaut de paiement de l’une des factures à leur échéance, le CLIENT perd, de plein droit, la faculté de revendre ou de transformer le produit.

En revanche, le risque de perte et de détérioration sera transféré au CLIENT dès la livraison des produits commandés. Le CLIENT s’oblige en conséquence à prendre soin des matériels livrés et fait son affaire personnelle d’assurer, à ses frais, les produits commandés, au profit de HUMANFAB, jusqu’au complet transfert de propriété. Le CLIENT s’oblige à communiquer à SV une attestation d’assurance.

Pendant toute la durée du présent Contrat et pour la France, le CLIENT s’engage à ne collaborer qu’avec HUMANFAB s’agissant des missions de testing, d’entraînement physique et de facilitation de la pratique du sport au bénéfice de ses salariés dans le cadre de sa politique RSE.

En cas de non-respect de cet engagement, le CLIENT s’obligera à indemniser HUMANFAB proportionnellement à son préjudice économique et financier.

Les Parties considèrent que les protocoles, évaluations, tests et autres documents édités par HUMANFAB dans le cadre de l’exécution du présent contrat comme des informations confidentielles au sens de la clause de confidentialité des CGV.

Le CLIENT se porte fort du respect par les salariés de l’obligation de confidentialité.

1 – Information des salariés

Le CLIENT s’engage à avoir individuellement informé les salariés des traitements de données à caractère personnels qui vont être réalisés au titre du présent contrat, avant l’intervention de HUMANFAB et sur le fondement du contrat qui le lie à ses salariés.

Il devra leur être précisé que leurs données feront l’objet de traitements par HUMANFAB dans le cadre de sa Politique de Confidentialité, accessible à l’adresse https://www.humanfab.com/politique-de-confidentialite/ et leur permettre d’en prendre connaissance. Cette information devra être documentées et tenue à la disposition de HUMANFAB sur simple demande.

Le détail de l’information des salariés pourra faire l’objet d’une coordination préalable entre les Parties.

2 – Conformité

Chaque Partie s’engage à se conformer à l’ensemble des dispositions légales et réglementaires applicables, en particulier le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après, le « RGPD ») et aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 (ci-après la « Loi Informatique et Libertés »).

Chaque Partie s’engage également à imposer des obligations identiques à son personnel.

Le CLIENT consent à ce que HUMANFAB, au titre de l’exécution du contrat, collecte, traite, stocke, communique ou archive des données personnelles (au sens du RGPD) concernant ses salariés dans la mesure où cette collecte, ce traitement, ce stockage, cette communication ou cet archivage seront nécessaires pour exécuter le contrat.

Cette exécution du contrat nécessite que les données soient traitées par HUMANFAB en qualité de Responsable du Traitement pour permettre la mise en œuvre de ses prestations qui adaptent les séances à la forme du moment du salarié, lui permette la visualisation des résultats de ses tests et le suivi de l’évolution de son entraînement, via le traitement de ses résultats personnels dans les bases de données et par les algorithmes de HUMANFAB.

Les Parties seront donc cotraitantes des données issues de la réalisation du présent contrat auxquelles elles auront chacune accès et en cette qualité elles s’engagent sans que cette liste soit exhaustive à :

– Tenir un registre des traitements et réaliser les analyses d’impact sur les traitements effectués qui présenteraient un risque pour la sécurité des personnes concernées dont les données sont traitées ;

– Traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui aura/auront été listées dans le registre ;

– Faire prendre les mêmes engagements par leurs sous-traitants ;

– Réaliser sous leur propre responsabilité toutes les démarches, déclarations et/ou obtenir les autorisations concernant les traitements de données à caractère personnel qu’elles effectuent et dont elles pourraient avoir connaissance lors de leurs relations ;

– Prendre en charge la gestion des durées de conservation des données à caractère personnel ;

– mettre en œuvre les dispositions techniques et organisationnelles permettant de garantir la protection des Données Personnelles détenues contre tout accès non autorisé ainsi que contre toute violation, perte, divulgation non autorisée ou destruction fortuite et alerter l’autre Partie si l’une de ces hypothèses se réalise, afin que celle-ci puisse alerter les personnes physiques concernées.

Chacune des parties se réserve le droit de procéder à toute vérification qui lui paraîtrait utile pour constater le respect des obligations précitées par l’autre partie.

Dans le cas où les personnes dont les données sont traitées souhaiteraient exercer leur droit, et notamment leur droit d’opposition, d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité ou de limitation du traitement des données, chaque partie a l’obligation de donner suite aux demandes des personnes concernées ou d’assister l’autre partie pour lui permettre de le faire, d’une part, et d’en informer le DPO de l’autre partie, d’autre part, si elle en a désigné un et l’en a informé.

Si l’une parties devait réaliser des traitements pour l’autre en sous-traitance les parties s’engagent à signer un avenant spécifique.

Les Parties déclarent et reconnaissent qu’elles sont et demeureront, pendant toute la durée du présent contrat, des partenaires commerciaux et professionnels indépendants, assurant chacune les risques de sa propre activité et qu’il n’existe aucun lien de subordination ni entre HUMANFAB and CLIENT, ni entre HUMANFAB et les salariés.

 Le présent Contrat au sens des CGV représente la totalité de l’accord des Parties et établit l’ensemble de leurs obligations. Les accords passés antérieurement entre les Parties et relatifs à la négociation de cet accord sont caducs et remplacés par le Contrat. En aucun cas, les documents échangés pendant cette négociation ne peuvent justifier que les Parties soient engagées par des obligations non expressément reprises et consacrées par le Contrat. Pareillement, les obligations figurant au Contrat ne peuvent être complétées ni a fortiori contredites par application d’usages professionnels ou autres.

Tout litige sera résolu dans les conditions prévues aux CGV, étant précisé que, le CLIENT accomplissant des actes de commerce au sens de l’article L110-1 6° du Code de commerce, le Tribunal de Commerce d’AIX-EN-PROVENCE sera compétent pour connaître de tout litige entre les Parties relatif à l’interprétation et l’exécution du présent Contrat, conformément aux dispositions de l’article L721-3 3° du même Code.

Les Parties conviennent expressément que le présent contrat signé par les Parties et adressé sous format PDF constitue un document original parfaitement valable entre elles. Les Parties s’engagent à ne pas contester la recevabilité, l’opposabilité ou la force probante des éléments du document PDF adressé par courrier électronique sur le fondement de leur format ou de leur nature électronique.

Les Parties reconnaissent et acceptent que le présent contrat ait la même valeur probante qu’un écrit sur support papier, conformément à l’article 1366 du Code civil, et pourra valablement être opposée entre les Parties.

Le présent contrat pourra aussi être signé via un service de signature électronique